Mahnung und Inkasso: Welche Kosten musst du zahlen?

Auf eine Rechnung folgt eine Mahnung, dann oft ein Inkassoschreiben mit zusätzlichen Kosten. Nicht jede Forderung und nicht jede Gebühr ist automatisch berechtigt. So prüfst du ein Schreiben systematisch.

Wann bist du im Verzug?

Verzug tritt zum Beispiel ein, wenn ein kalendermäßiger Zahlungstermin überschritten ist oder wenn du 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung nicht gezahlt hast. Erst im Verzug dürfen Verzugsschaden wie Mahnkosten und Verzugszinsen verlangt werden.

Mahnkosten und Verzugszinsen

Erstattungsfähig sind grundsätzlich nur tatsächlich entstandene und angemessene Kosten. Die 40-Euro-Verzugspauschale gilt nicht gegenüber Verbrauchern. Gerichte erkennen bei Verbrauchern für Mahnungen meist nur geringe Beträge an. Verzugszinsen richten sich nach dem gesetzlichen Zinssatz, es sei denn, etwas anderes ist wirksam vereinbart.

Inkassokosten

Beauftragt der Gläubiger ein Inkassounternehmen, dürfen dessen Kosten nur im Rahmen der gesetzlichen Regeln verlangt werden. Seit der Reform des Inkassorechts sind die Gebühren bei Verbrauchern an das Rechtsanwaltsvergütungsgesetz gekoppelt, für einfache Fälle gelten reduzierte Sätze. Die Höhe hängt von der Forderung ab.

Inkassounternehmen müssen in ihrem ersten Schreiben bestimmte Angaben machen, etwa den Auftraggeber, den Forderungsgrund, die Zusammensetzung von Hauptforderung, Zinsen und Kosten sowie eine nachvollziehbare Berechnung der Inkassokosten.

Checkliste: So prüfst du ein Mahn- oder Inkassoschreiben

Gehe diese Punkte durch:

Kennst du die Forderung? Passen Rechnung, Datum und Betrag?
Hast du bereits gezahlt oder gibt es einen Streitpunkt?
Sind Hauptforderung, Zinsen und Kosten einzeln aufgeführt?
Wirken die Mahn- oder Inkassokosten überhöht?
Ist die Forderung möglicherweise verjährt? Die regelmäßige Verjährung beträgt drei Jahre und beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem die Forderung entstanden ist.
Gibt es eine Frist? Notiere sie und reagiere rechtzeitig, am besten schriftlich.

So reagierst du

Ist die Forderung berechtigt, aber du kannst nicht sofort zahlen, schlage eine Ratenzahlung vor. Hältst du einzelne Posten für unberechtigt, kannst du diese schriftlich beanstanden und die Hauptforderung gegebenenfalls in Raten anbieten. Ignorieren hilft nicht, weil sich die Lage dadurch verschärfen kann. Eine Schuldnerberatung unterstützt dich kostenlos bei der Einschätzung.

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Häufige Fragen

Darf ein Gläubiger 40 Euro Verzugspauschale von Verbrauchern verlangen?

Nein. Die 40-Euro-Pauschale gilt nicht gegenüber Verbrauchern, sondern nur, wenn der Schuldner kein Verbraucher ist.

Muss ich Inkassokosten immer zahlen?

Nicht automatisch. Inkassokosten sind nur im gesetzlichen Rahmen und bei berechtigter Forderung zu zahlen. Prüfe, ob die Forderung besteht und die Kosten nachvollziehbar berechnet sind.

Wie lange verjähren Forderungen?

Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre und beginnt am Ende des Jahres, in dem die Forderung entstanden ist. Besondere Regeln und Hemmungen können abweichen.

Weitere Ratgeber

Dieser Ratgeber enthält allgemeine Informationen (Stand: Oktober 2026) und ersetzt keine Rechtsberatung. Die Rechtslage kann sich ändern und hängt vom Einzelfall ab. Bei Fristen oder Unsicherheit wende dich an eine anerkannte Schuldnerberatung oder einen Rechtsanwalt.